4 pasos para elaborar un manual de procedimientos
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Puedes incluir todos los procesos que consideres importantes, sin embargo una buena forma de empezar es con solo algunos. Pueden especificar cómo ayudar, cuándo acudir y con quién hacerlo. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.
Justificación Describe el por qué de la existencia e importancia del proceso y lo que pasaría si no se lleva a cabo. Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el día que se concluye su redacción, más bien ahí es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos, ya que si su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa, eso quiere decir que todos en la organización deberán apegarse al procedimiento planteado en el propio manual. Análisis de la información y diseño del procedimiento Esta etapa consiste en estudiar cada uno de los elementos de información recopilados, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa.
Cómo hacer un manual de procedimientos - Para este efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la impresión.
Los manuales de usuario son guías escritas en formatos impresos en papel o en documentos electrónicos PDF o XPS que proporcionan instrucciones de cómo hacer o utilizar algo. Los buenos manuales de usuario educan al usuario acerca de las funciones del producto mientras le enseñan a utilizarlas de manera efectiva y están dispuestos de tal forma que puedan leerse y consultarse fácilmente. A continuación, este artículo presentará algunas cosas para tener en cuenta a la hora de crear un contenido efectivo y diseñar la disposición para un manual de usuario. Define quién es el usuario de la guía. Para escribir un manual de usuario exitoso, debes desarrollar un perfil de tu usuario, ya sea de manera formal, creando un perfil escrito, o de manera informal, tomándote el tiempo de realizar suposiciones razonables acerca de las características del usuario. Un perfil así es útil cuando formas parte de un equipo que está escribiendo la documentación de usuario y también puede ayudar a llevar al producto en sí desde un concepto hasta su forma final. Esto puede determinar, no solo el contenido, sino también el estilo que tome el manual de usuario. Si los usuarios consultarán el manual pocas veces o solo para buscar información, esta debe tener un formato como el de un documento de consulta. Si tu producto es nuevo o significativamente diferente de otros productos similares, deberás incluir una explicación de cómo es distinto comparado con otros productos y también instrucciones de cómo comenzar a utilizarlo. Si el producto está relacionado con algo que frecuentemente resulta problemático para los usuarios, como sucede con muchos programas de computación, deberás proporcionar una información adecuada y detallada de una forma comprensible. Escribe y dale un formato a la guía de modo tal que sea comprensible para todos los usuarios. A menos que el usuario tenga antecedentes técnicos, es posible que sea mejor evitar el lenguaje muy técnico para lograr explicaciones más claras y simples. El texto debe estar organizado de manera similar a como piensa el usuario; a menudo, tiene más sentido enumerar las características del producto agrupándolas por sus funciones que señalar solo aquellas que se utilizan más seguido. En ese caso, es útil definir el término y proporcionar algo de información básica al respecto, como explicar qué es un gráfico de Fibonacci y para qué se usa en el análisis financiero. Explica a detalle el problema que el usuario intenta resolver y luego presenta una solución para dicho problema. Ofrecer una característica del producto como una solución a un problema común funciona bien cuando se promociona el producto, pero una vez que el usuario lo tenga, debe saber cómo utilizar dicha característica. Identifica los problemas específicos que el usuario enfrentará, menciónalos en la guía de usuario y luego añade las instrucciones para resolverlos. Enumera cada una de las partes con las instrucciones para resolverlo o lidiar con él y luego agrega sucesivamente cada parte siguiente. Incluye la portada y las carátulas adecuadas. Deberás incluir una portada para cualquier guía de usuario mayor a una hoja de referencia así como una carátula para cualquier manual que cubra más que la superficie de una hoja de papel doblada 4 o más páginas de largo. Pon referencias a las documentaciones relacionadas en el prefacio. Si la documentación de usuario es más que un solo manual, coloca aquí las referencias a los demás documentos, con sus números de versiones correspondientes. Pon las instrucciones o los procedimientos y los materiales de consulta en el cuerpo del manual. En la mayoría de los casos, los procedimientos y los materiales de consulta tienen sus propias secciones, aunque dentro de una sección puedes indicarle al usuario que consulte un contenido específico de la otra. De este modo, el usuario puede encontrar más rápidamente la información que esté buscando. Comienza con un resumen de la tarea, luego describe qué debe hacer el usuario y qué resultados debe observar. Los pasos deben ser numerados y comenzar con acciones verbales del mismo modo que están escritos los pasos en cada sección de este artículo. Los glosarios y los índices pueden añadirse cerca del final del manual, aunque se puede colocar una lista de términos utilizados frecuentemente al principio. Puede omitirse el índice si el manual tiene menos de 20 páginas. Usa imágenes gráficas para respaldar al texto cuando sea necesario. Las imágenes gráficas o las capturas de pantalla pueden ilustrar algunos puntos en el manual mejor que un texto, en especial si se trata de procedimientos complejos en los cuales el usuario necesite una confirmación visual de que esté llevando a cabo los pasos correctamente. Las imágenes gráficas pueden crearse utilizando programas de diseño asistido por computadora CAD, por sus siglas en inglés o programas de diseño gráfico, cámaras digitales y programas de edición de fotografías o, en el caso de las capturas de pantalla, puedes utilizar la función de captura que viene instalada en la computadora, o un programa de manejo de gráficos con una función de captura de pantallas. También debes reducir el tamaño físico de la imagen hasta alcanzar uno que pueda encajar más fácilmente en la página proveyendo simultáneamente el detalle necesario para el usuario de ser necesario, quizás debas separar la imagen en partes para mostrar las partes relevantes junto al texto que respaldan. Esto hará que las imágenes luzcan más atractivas para el usuario. Del mismo modo, cuando tomes capturas de pantalla en una computadora, asegúrate de que la computadora muestre la misma combinación de colores cuando captures imágenes en caso de que el manual de usuario vaya a mostrarlas en colores. Elige algunas fuentes legibles. Aunque las computadoras permiten utilizar muchas fuentes diferentes, el objetivo de un manual de usuario es ser fácilmente legible. Para lograrlo, lo mejor es elegir un número reducido de fuentes que se vean bien juntas. Algunas fuentes serif son Times New Roman, Baskerville, y Book Antiqua. Las fuentes serif funcionan mejor en grandes fragmentos de texto impresos en el cuerpo principal del manual de usuario en un tamaño de 10 o 12 puntos. Algunas fuentes sans serif son Arial, Calibri y Century Gothic. Las fuentes sans serif se pueden utilizar en grandes fragmentos de texto en tamaños de 8 a 10 puntos en un PDF o en un manual en Internet, aunque la falta de serifs hace que las oraciones escritas en tamaños de 12 puntos o más sean difíciles de leer. Sin embargo, se pueden utilizar de manera efectiva en tamaños más grandes para los títulos y encabezados, y además son muy buenas en tamaños más pequeños para pies de página y números en columnas y tablas. También deberías mostrarle esta muestra a la persona que deba aprobar la apariencia del manual antes de continuar escribiéndolo. Piensa bien la distribución. Una vez que hayas elegido las fuentes del manual de usuario, deberás decidir dónde colocas cada cosa en las páginas. También es conveniente colocar el número de página en el encabezado o en el pie de página, ya sea en el lado externo del encabezado o del pie de página o en el centro únicamente en el pie de página. Es conveniente diferenciar la primera página de cada sección o capítulo de las otras páginas colocando su número de página en el centro del pie de página y en las páginas siguientes, ponerlo en la esquina exterior del encabezado. Asegúrate de elegir un color o un nivel de sombreado que permita leer el texto con facilidad. Elige el tipo de encuadernación para el manual de usuario. Si el manual de usuario tiene más de 4 páginas, será necesario unir las páginas de algún modo. La mayoría de los manuales baratos de 48 páginas o menos se encuadernan de este modo. Algunos manuales encuadernados con espirales también pueden tener páginas laminadas para evitar que se arruine el manual si se moja o se ensucia. Diseña una plantilla de documento para tu manual de usuario. Muchos procesadores de texto y programas de autoedición ofrecen la posibilidad de crear plantillas de documentos para los manuales de usuario, así que a medida que escribas, el texto se mostrará automáticamente en la fuente que hayas elegido para la parte del manual en la que estés trabajando de hecho, este artículo fue escrito inicialmente utilizando una plantilla de Microsoft Word. La mayoría de estos programas también incluyen un conjunto de plantillas predefinidas que puedes modificar según lo necesites, en vez de crear la plantilla desde el comienzo. Intenta crear anticipadamente todos los estilos que puedas necesitar, así no tendrás que detenerte para crearlos mientras estés escribiendo realmente el manual. Puedes asignarles valores, como el nombre del producto, del manual o el título del capítulo, y utilizarlos en el documento en lugar de escribir el texto real. Cuando hagas una vista previa o imprimas el manual, el texto aparecerá en lugar de la variable. Si el nombre del producto cambia, o si cambias el nombre del manual o de un capítulo, será más fácil modificar la información cambiando el valor de la variable de texto que buscando y reemplazando las palabras en el documento.
Se trata de que la empresa pueda tener datos suficientes para saber cómo perseguir y alcanzar la mejora continua dentro de su actividad productiva. Si estás haciendo una caja de cartón, debes tener, papel, tijeras, cinta adhesiva, pegamento y regla a la mano. También debes reducir el tamaño físico de la imagen hasta alcanzar uno que pueda encajar más fácilmente en la página proveyendo simultáneamente el detalle necesario para el usuario de ser necesario, quizás debas separar la imagen en partes para mostrar las partes relevantes junto al texto que respaldan. Por ejemplo en Formato, paso 2 en estas instrucciones, el diseño de wikiHow es usado para ilustrar la tabla de contenidos. Aunque las computadoras permiten utilizar muchas fuentes diferentes, el objetivo de un manual de usuario como realizar un manual de procedimientos ser fácilmente legible. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Si deseas obtener mayor información, gráficos e indicaciones para la elaboración de un manual de procedimientos, puedes ingresar directamente al -extenso- emitido por la SRE. Esta información si no la conocemos se debe obtener de los expertos en la materia, que son las personas que desempeñan las actividades.
